El hilo conductor en los eventos

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En la organización de un evento, partiremos de una idea de lo que queremos llevar a cabo y los objetivos qué buscamos alcanzar con su celebración a la que dar vueltas y sobre la que reflexionar.

Es durante la planificación cuando se debe decidir si ese planteamiento es factible para su realización y pasarlo a la realidad tangible.

Toda herramienta de comunicación deberá estar anclada dentro de una estrategia, la cual a su vez, necesitará un soporte en el que asentarse, a partir del cual comenzar a pensar seriamente en cómo vamos a obtener los objetivos previstos.

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Los tiempos y la dinámica de creación un evento, precisa de un punto de referencia a través del cual comprobar su correcta ejecución, si son necesarios cambios durante el procedimiento o si es necesario dar un giro para corregir posibles desviaciones de las finalidades a conseguir.

Esa columna vertebral, esa linea sobre la que se colocará la organización y desarrollo del evento, el espacio que dará base a la estrategia y creará el ambiente, la imagen del evento, será el hilo conductor.

Las conexiones, el nexo de unión de las diferentes áreas a tener en cuenta en la organización y gestión del mismo, donde se encuentran las relaciones entre idea, estrategia y táctica, es el lugar del hilo conductor, justo al lado de la coherencia en las acciones y el trabajo en equipo.

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Esta trama sobre la que se establecerá, deberá ser tenida en cuenta desde dos visiones complementarias pero diferenciadas: desde el punto de vista del equipo organizador, y desde el público asistente.

Desde el enfoque del equipo organizador, podríamos considerarlo el argumento principal del mismo, sobre el que va a girar el evento y a partir del cual desarrollar las técnicas, programas y otros aspectos necesarios para la organización de eventos.

Una base asentada que también hace mas fácil el desarrollo del mismo, ayuda a centrar aquellos aspectos que el evento precisa dentro de la eficiencia en su coordinación, gestión y ejecución.

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Desde el segundo punto de vista, este hilo conductor nos lleva a la consecución del objetivo general, y debemos pensar tanto en él, como en el público al que nos vamos a dirigir, el cual, también deberá, tras la finalización del mismo, haber reconocido esa personalidad, esa vinculación que el hilo conductor crea, a través de elementos como la elección de los colores corporativos, los elementos dentro de la escenografía, las personas que intervienen, el propio espacio de celebración, el slogan y la tematización entre otros.

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Por tanto, el hilo conductor es la identidad del evento, el que lo hace genuino,una herramienta indispensable dentro de la organización de éstos, sin el cual y bajo minuto de vista, un evento carecerá de esencia y no podrá calificarse de exitoso.

Busquemos siempre un hilo conductor que genere imagen e intangibles al evento en sí, y que como organizadores, nos afecte positivamente en nuestra reputación como profesionales del sector.

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Eventos para todos

Existen tendencias en los eventos que consiguen incomodar a sus asistentes, sólo por seguir la moda de ese momento.

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Los eventos, esos actos organizados en un lugar determinado, en un momento único y dirigido a un público concreto, necesitan  para su óptima ejecución, tener en cuenta algunos aspectos que más de un organizador de estos no tiene.

Uno de los objetivos de todo evento,  es la comodidad de los asistentes, factor que indirectamente influirá en la memorabilidad de éste entre el público.

Esa comodidad se traslada en primer lugar, en el acceso al lugar del evento, si es fácil o no, si es un evento donde se permanece sentado, en los asientos o sillas y finalmente en la temperatura de la sala en la que tiene lugar.

sillasPor tanto, para poder actuar acorde y dar la mayor comodidad posible a nuestro evento y a nuestros asistentes,  es necesario conocer a nuestro público con anterioridad.  En el caso de no poder hacerlo por cualquier motivo, utilizar mecanismos universales, donde las opciones del volumen corporal de nuestros asistentes se tenga en cuenta, y la temperatura media de la sala oscile entre los 22 y los 25 grados, aspecto que deberemos ir regulando en el evento in situ, ya que dependerá del volumen de asistentes unido a la capacidad de la sala, la bebida que pueda ofrecerse o la estación del año en la que nos encontremos.

¿Por qué digo esto? Porque  al igual que un ascensor es necesario donde hay personas con problemas de movilidad, o que en un evento con niños no pones sillas de adulto, es común encontrarse con asientos en eventos en los que las personas con obesidad o con mas curvas de las denominadas “standars”, no pueden sentarse, ya que o su volumen no les permite tomar ese asiento,  o se clavan parte de su estructura en el cuerpo.

Puede parecer algo insignificante, pero realmente si no se tienen en cuenta asientos en los que cualquier persona pueda sentarse y sentirse cómodo, es síntoma de una mala organización.

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Por ello, la utilización de sillas sin brazos, con un asiento fuerte y ancho, debería ganar terreno en muchas ocasiones a la creatividad y el diseño de unas sillas maravillosas, pero en las que nuestro público, no se puede sentar a disfrutar de un congreso, un concierto, o a descansar tras una jornada de pie.

En el caso de que la celebración se realice en algún teatro o lugar con los asientos ya colocados, el tener la previsión en algunas zonas  de asientos para todo tipo de público, será un detalle que a los organizadores nos cuesta nada, pero que conseguirá la comodidad y bienestar  de todo el público asistente.

Cualquier mínimo factor conseguirá que nuestro evento sea un éxito o un fracaso, y elementos como los anteriormente descritos, tienen el poder de poner sobre la balanza una mala previsión de quienes asisten y una mala organización que no tiene en cuenta las necesidades del público al que se quieren dirigir.

Por tanto, pensemos que  todos aunque personas iguales, tenemos necesidades diferentes, las cuales, si se asiste a un evento, deben ser suplidas con holgura para poder ostentar el titulo de profesional organizador de eventos.

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