El manual de protocolo en la empresa

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Hablar de protocolo abiertamente en la mayor parte de las ocasiones hace que la sociedad piense en el a nivel institucional y en referencia a las Casas Reales, dando ejemplo de la oficialidad que este elemento contempla, pero, ¿Conocen la existencia del protocolo a nivel privado?

Esta herramienta de la comunicación, basada en la potenciación de generar intangibles en las organizaciones, encuentra en el sector de la empresa, un nuevo segmento de mercado en el que poder desarrollarse y justificar de nuevo sus beneficios.

Existe un debate abierto en el sector entre puristas y tecnócratas acerca de este modelo del protocolo, donde unos apuestan únicamente por el protocolo como rama de la comunicación institucional y otros ven aportes positivos en su ejecución en otros sectores en la sociedad como es el empresarial.

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Bajo mi punto de vista, hablar de corporativismo, sugiere recordar logotipos, letras y colores entre otros, pero, ¿Qué pasa con la manera de comunicar y con la imagen que se da en los actos que la empresa organiza?

El  protocolo empresarial será el encargado de que el personal que la compone, actúe en una misma dirección desde la unidad  y así se contemple la obtención de imagen, motivación y orgullo de pertenencia a la organización. ¿Cómo se consigue? A través de la implementación de una serie de acciones, estudiadas milimétricamente para originar el valor diferenciador necesario para competir en el mercado.

Existe otro supuesto que es vital tener en cuenta en las acciones empresariales a las cuales acuden figuras públicas. En la mezcla de público y privado, se debe crear un llamado protocolo mixto, analizado y creado con miras de futuro, para las situaciones en las que acudan cargos institucionales a visitar la empresa, realizar una inauguración, participar en un simposio o reunirse con el presidente de la misma por citar algunos ejemplos.

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Este tipo de protocolo debe formar parte de los manuales internos corporativos, en un apartado al que se llamará manual de protocolo y que incluirá al menos los siguientes aspectos:

  • El organigrama de la empresa
  • Jerarquías y símbolos
  • Protocolo mixto
  • Procedimiento para las reuniones
  • Recibimiento de visitas en la organización
  • Atención telefónica, e-mail y cartas postales
  • Regalos
  • Eventos y actos empresariales

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Estos puntos son sólo una muestra de lo que el protocolo puede aportar a las organizaciones privadas. Tengo claro que hablar de protocolo empresarial, es hablar de estrategia y de vertebrar la transmisión de la filosofía, misión y visión de la misma en sus mensajes, generando una misma imagen que a medio y largo plazo suponen rentabilidad, reputación y calidad.

Y tu empresa, ¿Tiene manual de protocolo? Apuesta por profesionales con experiencia en la creación de este importante documento empresarial.

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Protocolo Empresarial

Protocolo es un concepto que se encuentra en cuanto nos rodea, sin embargo, existen algunas confusiones acerca de que lo engloba y que no.

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Cuando hablamos de protocolo como la regla ceremonial o palatina establecida por decreto o costumbre, da pie a reflexionar en esta disciplina como parte de la vida institucional y pública.

Sin embargo, al observar diferentes manuales sobre la materia unido a la propia experiencia, vemos que el protocolo en cuanto a sus tipologías, ofrece un amplio abanico de especializaciones, como es el caso del protocolo privado del cual deriva concretamente el conocido protocolo empresarial.

El protocolo empresarial o corporativo es aquel que se lleva a cabo en el marco de las organizaciones, en los procedimientos que se realizan a la hora de organizar visitas, reuniones, negociaciones, al realizar el papel de anfitrión en un determinado acto, etc… junto con los comportamientos donde la cortesía, el respeto y la educación llevan la voz cantante.

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Pero la cosa, no termina aquí. También se deben tener en cuenta los horarios, la vestimenta, aspectos concretos de la comunicación externa e interna como la fórmula de contestar una llamada de teléfono o enviar un e-mail, junto con un largo etcétera de elementos específicos que dan como resultado un corporativismo propio de cada organización al ponerla en práctica, una imagen exclusiva y propia que potenciará la diferencia en el mercado o sector en el que se desarrolle.

El protocolo corporativo o empresarial es un factor clave no solo a la hora de generar imagen de las empresas, sino también es un punto a tener en cuenta a la hora de ofrecer a trabajadores y consumidores un plus llamado calidad, el cual, se une a la fidelidad  a través de los detalles que el protocolo en este sector lleva a cabo.

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Todas las pautas del protocolo empresarial y puntos anteriormente citados, deberán estar recogidos en un manual interno de consulta, que a su vez, completará la documentación relativa a comunicación e imagen corporativa que cada organización tiene.

Por todos los elementos que lo componen, el protocolo empresarial impulsa la creación de una propia imagen de marca, junto con el fomento de la unidad y de un concepto positivo tanto a nivel interno como externo de la corporación, sin olvidar que es parte imprescindible en aquellos aspectos en los que se encuentran involucradas diversas culturas y tradiciones, ya que nos dará las pautas y procesos de cómo actuar ante determinados momentos para seguir promoviendo el respeto, la cortesía y el buen hacer mientras alcanzamos los objetivos sociales y económicos de nuestra organización.

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El protocolo empresarial, nos hace únicos, diferentes y competitivos en un mercado creciente que necesita de la creatividad y el detalle para seguir evolucionando.