El hilo conductor en los eventos

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En la organización de un evento, partiremos de una idea de lo que queremos llevar a cabo y los objetivos qué buscamos alcanzar con su celebración a la que dar vueltas y sobre la que reflexionar.

Es durante la planificación cuando se debe decidir si ese planteamiento es factible para su realización y pasarlo a la realidad tangible.

Toda herramienta de comunicación deberá estar anclada dentro de una estrategia, la cual a su vez, necesitará un soporte en el que asentarse, a partir del cual comenzar a pensar seriamente en cómo vamos a obtener los objetivos previstos.

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Los tiempos y la dinámica de creación un evento, precisa de un punto de referencia a través del cual comprobar su correcta ejecución, si son necesarios cambios durante el procedimiento o si es necesario dar un giro para corregir posibles desviaciones de las finalidades a conseguir.

Esa columna vertebral, esa linea sobre la que se colocará la organización y desarrollo del evento, el espacio que dará base a la estrategia y creará el ambiente, la imagen del evento, será el hilo conductor.

Las conexiones, el nexo de unión de las diferentes áreas a tener en cuenta en la organización y gestión del mismo, donde se encuentran las relaciones entre idea, estrategia y táctica, es el lugar del hilo conductor, justo al lado de la coherencia en las acciones y el trabajo en equipo.

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Esta trama sobre la que se establecerá, deberá ser tenida en cuenta desde dos visiones complementarias pero diferenciadas: desde el punto de vista del equipo organizador, y desde el público asistente.

Desde el enfoque del equipo organizador, podríamos considerarlo el argumento principal del mismo, sobre el que va a girar el evento y a partir del cual desarrollar las técnicas, programas y otros aspectos necesarios para la organización de eventos.

Una base asentada que también hace mas fácil el desarrollo del mismo, ayuda a centrar aquellos aspectos que el evento precisa dentro de la eficiencia en su coordinación, gestión y ejecución.

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Desde el segundo punto de vista, este hilo conductor nos lleva a la consecución del objetivo general, y debemos pensar tanto en él, como en el público al que nos vamos a dirigir, el cual, también deberá, tras la finalización del mismo, haber reconocido esa personalidad, esa vinculación que el hilo conductor crea, a través de elementos como la elección de los colores corporativos, los elementos dentro de la escenografía, las personas que intervienen, el propio espacio de celebración, el slogan y la tematización entre otros.

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Por tanto, el hilo conductor es la identidad del evento, el que lo hace genuino,una herramienta indispensable dentro de la organización de éstos, sin el cual y bajo minuto de vista, un evento carecerá de esencia y no podrá calificarse de exitoso.

Busquemos siempre un hilo conductor que genere imagen e intangibles al evento en sí, y que como organizadores, nos afecte positivamente en nuestra reputación como profesionales del sector.

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Teleprompter y Comunicación Política

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Uno de los momentos mas solemnes en los eventos, son los discursos de los protagonistas e invitados de honor.

Su habilidad discursiva, tono, comunicación verbal y no verbal, ayudan a potenciar los mensajes que se lanzan en los discursos e intervenciones de éstos, quienes obtienen mayor repercusión cuando brilla la naturalidad y la correcta expresión de quien lo pronuncia, sin dar sensación de estar leyendo algo y resultar todo lo contrario.

Debido a la adaptación de las nuevas tecnologías, existen nuevas herramientas que fomentan la imagen de naturalidad y líder que en los discursos se debe proyectar para que el mensaje llegue. Una de ellas, se ha ajustado con el tiempo, pero tiene sus inicios en los apuntadores que existían en teatro y posteriormente los autocues o cues de televisión, convirtiéndose finalmente en un elemento de referencia e indispensable en los discursos políticos; hablo del teleprompter.

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Estas pantallas de cristal inclinadas donde un técnico a través de un ordenador o pedal, va cambiando el texto a una velocidad acorde a la que el político pueda acceder y donde ir apoyandose sin problemas al pronunciar sus palabras,  cada vez se hacen mas finas e invisibles a los ojos de los espectadores.

Se han convertido en grandes protagonistas en los mitines políticos y actos oficiales donde los discursos suelen tener gran repercusión, aportando innovación y profesionalidad. Incluso sirven de justificación para atacar a los otros políticos cuando lo utilizan al acusarlos de superficiales y de no ser líderes al 100% al tener que utilizar ayuda al dirigirse a la población.

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Está claro que los discursos conllevan un trabajo detrás necesario para poder dar el mensaje adecuado, donde la improvisación no tiene lugar. Justo por esto, siempre se ha de llevar escrito en papel. Aunque un discurso se ensaye en casa, siempre es necesario tener un referente que ayude a recordar las palabras exactas que se han escogido con esmero en el arduo trabajo de generar mensajes acordes al momento, al evento y a los objetivos que buscamos, ya que los teleprompters solo tienen un problema que la popular “ley de murphy” puede hacer aparecer cuando menos esperamos, fallar en el momento mas oportuno y dejar a quien interviene sin discurso que leer, y lo que menos queremos es que por un error de previsión, se de pie a una improvisación que consiga el efecto contrario al deseado.

La utilización de teleprompters, siempre necesita experiencia y ensayo previo, para aprender a manejarse con ellos, por lo que no es recomendable utilizarlo directamente en una intervención sin haber practicado antes.

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No siempre el precio de los teleprompter se ajusta a los presupuestos que manejamos, y por tanto permitirnos utilizar este tipo de herramienta, pero siempre podemos acudir a la red y encontrar webs como http://www.freeteleprompter.org que unido al apoyo en papel, pueden sacarnos de alguna apuro y ayudar a los que realizan los discursos a crear una imagen basada en la naturalidad y el conocimiento profundo de lo que están exponiendo.

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Por tanto, la utilización de nuevas herramientas que faciliten los discursos y generen confianza en quien los pronuncia, siempre tendrán buena acogida, pero seamos previsores y ayudemosnos de  medios analógicos que pueden sacarnos de mas de un apuro en momentos clave.

 

Protocolo, Eventos y Baloncesto

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Es en estos días cuando asistimos en España a la celebración de uno de los eventos mas importantes que se repiten cada cuatro años; La copa del mundo de baloncesto.

Para la realización de este gran evento,  la  movilización de personal, el cual debe estar preparado y formado para ello, es uno de los primeros elementos que la organización del mismo  debe tener en cuenta para el correcto desarrollo de un mundial donde España  se perfiló como sede internacional del deporte.

El acondicionamiento de espacios necesita conversaciones con la administración local y el equipo de producción del evento para realizar un calendario de trabajo conjunto donde se perfilen los tiempos, las acciones y los responsables de las mismas, al igual que con los sponsors y patrocinadores.

La señalización de la calles cercanas como de las puertas de entrada, decoración de los alrededores y  la llegada de los diferentes medios de comunicación con sus caravanas y repetidores, comenzó una semana antes de su comienzo, junto con las pruebas de sonido y un aspecto indispensable como es la preparación de los dispositivos de seguridad.

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Este factor se vuelve mucho mas agresivo cuando se espera la asistencia de personalidades políticas internacionales entre las que se encuentra el Rey Juan Carlos I de España como anfitrión.

El hablar con los vecinos de la zona de celebración, vigilar el subsuelo del lugar y crear equipos especiales de seguridad va de la mano de los equipos sanitarios encargados de las posibles asistencias que puedan sucederse debido a las aglomeraciones en eventos de este tipo.

Cabe recordar que los eventos deportivos, conllevan ceremoniales propios en su apertura, cierre y entrega de premios y medallas, los cuales son los momentos en los que el protocolo hace presencia en las pistas y que depende de su correcta ejecución que todo se desenvuelva como se espera (aunque haya veces que los imprevistos como resbalones o tropiezos tomen toda la atención de los asistentes).

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Para esas ceremonias deportivas, suelen ser personalidades del mundo del deporte y figuras políticas del panorama nacional e internacional quienes se encarguen de protagonizar los discursos y entregas de medallas, junto con la correcta utilización de  símbolos como son las banderas e himnos de los países participantes.

Pero existe otro  aspecto en el que el protocolo se hace latente; la entrada y colocación de autoridades a los partidos. Ha sido en la llegada y entrada del Rey Don Juan Carlos al recinto donde esta disciplina brilló por su ausencia en favor de la seguridad e integridad física del monarca.

Se optó por cortar el tráfico en  las dos manzanas cercanas al Palacio de los deportes de Granada y cambiar el sentido de una de sus avenidas principales, con el fin de que el trayecto hasta la puerta VIP en coche blindado ( y seguido por otros 2 vehículos policiales) fuera lo mas corto posible.

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El Rey optó a sugerencia de los responsables de seguridad, por sentarse en el asiento detrás del conductor, no en el que por protocolo se señala correcto como es el de detrás del copiloto, con la finalidad de facilitar su entrada al lugar y hacerla mas cómoda, sin tener que rodear el coche, aspecto que de cumplir con el protocolo, hubiera tenido que realizar.

En este enlace podeis comprobarlo: http://www.atlas-news.com/agencia-internet/deportes/Granada-Mundial_basket-seleccion_espanola-Rey_Juan_Carlos-Borbones-victoria-Iran-Espana_3_583771618.html

El aspecto anecdótico lo protagonizó en su entrada la Ministra Fátima Bañez, que subida en un coche de la Guardia Civil, pasó de largo el dispositivo de seguridad y tuvo que correr hasta la entrada principal para poder entrar junto al Rey, pasando por delante de la manifestación de sindicalistas debido a la situación precaria del sector de la hostelería que se vive actualmente.

Ya dentro del recinto, en esta foto podemos comprobar que la colocación de autoridades en el palco de honor se siguió a rajatabla.

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Por tanto,  el protocolo apareció y desapareció dando protagonismo a la seguridad cuando era necesario, lo que legitima esta disciplina como un procedimiento flexible y adaptable a cada situación, a cada circunstancia y a cada evento.

Protocolo y seguridad siempre deberán ir de la mano, son dos aspectos claves dentro de la organización de eventos.  Os invito a seguir disfrutando de cada detalle de este mundial de baloncesto que aunque con pocas retransmisiones en televisión, aspecto que considero polémico y egoísta, no dejará de tener sabor español.

Fuentes de fotografías: http://www.huffingtonpost.es/2014/08/31/rey-baloncestoe_n_5743390.html

http://www.granadahoy.com/deportes/article/galeria/1845954/6/las/imagenes/iranespana.html

 

Post Evento

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La gestión y organización de un evento necesita de un tiempo previo de antelación para poder cerrar cualquier asunto o detalle y así rozar la perfección del mismo, salvaguardando la espontaneidad caprichosa de los imprevistos.

Sin embargo, hay muchos profesionales, que conforme termina la celebración del mismo, consideran que también ha terminado su labor a su servicio, posición que bajo mi punto de vista, es un graso error.

Es durante la teoría aprendida y en numerosos manuales sobre gestión y organización donde nos enseñan las diferentes partes que la celebración de un evento conlleva que en numerosos casos en la práctica, parece que a más de uno se le olvidan; hay que pensar siempre en el pre evento, el durante, y la parte olvidada y relegada por muchos, el post evento.

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Centrándonos en la última fase, el post evento, debemos fijarnos en la importancia tanto de llevarlo como de saber cómo realizarlo, ya que será en este momento, cuando podremos conocer de primera mano la repercusión de nuestro evento tanto en medios (si fuera un evento abierto a los mismos) como en los propios asistentes y también en redes sociales, herramienta que se ha convertido en la reina de la medición del retorno de inversión en muchas ocasiones en nuestro sector.

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Recordar que todos los resultados que obtengamos del mismo, deberemos incluirlo en un informe final que nos sirva para poder comparar en el caso de que sea un evento que se repite en el tiempo, o para demostrar nuestra efectividad y los buenos o malos resultados de la celebración del mismo.

¿Cómo podemos llevar a cabo el post evento?

Bajo mi punto de vista, considero que para conseguir realizarlo de manera eficiente, debemos distinguir en varias partes en el post evento, dependiendo de las características de los mismos:

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  • Repercusión mediática: Conoceremos los datos totales de este tipo, si hemos hecho un seguimiento previo, durante y después del evento de los medios, comenzando en el momento en el que comienza a publicitarse por diferentes vías,  junto con una eficiente relación con los mismos y una detallada observación que nos aporte el llamado clipping completo al 100%. Recordar que justo cuando termina el evento no podemos dejar de seguir los medios con la noticia del mismo, debemos continuar un tiempo prudencial después de su celebración.

 

  •  Repercusión online: Al igual que en la mediática, debemos realizar la medición desde que el propio evento se publicita y pasado un tiempo desde su finalización. Existen muchos mecanismos gratuitos y de pago que nos aportarán  datos, mediciones y conclusiones junto con números de impacto, impresiones, gráficas, personas más interactivas y un largo etcétera que enriquecerá nuestro informe post evento.

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  • Repercusión en los asistentes: Es indispensable conocer la opinión de quienes asistieron a nuestro evento, ya que serán los nos ayuden a conocer nuestros posibles fallos y aciertos. Debemos hacerlo mediante preguntas directas durante el evento para saber que percepción está causando in situ, a través de sus comentarios en redes sociales mediante palabras clave o hashtag y con cuestionarios posteriores a la celebración, lo que se llama la opinión en frío.
  • Repercusión económica: Será el momento de saldar cuentas pendientes con los proveedores que nos queden y ver el beneficio aportado por el mismo.

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Por último, es esencial que los propios organizadores hagan autocrítica del evento, compartan sus percepciones, los aspectos que consideran a mejorar o eliminar y posibles ideas de futuro.

Como podeis comprobar, esta fase del post evento es determinante para cualquier profesional, no dejéis que el cansancio os la arrebate y demostrar vuestra valía con los informes de resultados que de él se derivan.

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Eventos únicos y Política

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Dentro de los numerosos eventos  que existen dentro del mundo  político, hay uno que tiene lugar cada año en  EEUU desde el año 1920  y viene derivado del cuidado y mejora de las relaciones  por parte de las instituciones de aquellos que informan acerca de ella de manera internacional. Un evento esperado por muchos debido a lo que su celebración lleva implícito. Hablo de la conocida cena que la Casa Blanca realiza para sus informadores.

Esta  cita que se celebra como homenaje a  la Asociación de Corresponsales de la Casa Blanca se ha ido adaptando y  transformando con los años, pasando de ser una cena formal mas a un gran evento al que asisten personalidades del mundo del cine, la televisión y la música.

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Una de sus peculiaridades actuales es esa, la asistencia de personalidades y estrellas de otros sectores, invitados por  la máxima autoridad en el país norteamericano, lo que hace a este gran evento aún más seguido.

Otro de los aspectos que la hacen especial es la mezcla de formalidad en la vestimenta, donde sus asistentes deben adherirse a un código de vestimenta estricto de la llamada “etiqueta negra” con la informalidad de las conversaciones y el ambiente que realmente se respira en el.

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Pero si hay algo que hace totalmente diferente a este evento, es el fomento del llamado efecto wow entre quienes asisten, este año sobre 3000. Pero la esencia no está solo en la aparición de este fenómeno, sino en quien lo lleva a cabo; El anfitrión, el presidente, el maestro de ceremonia, es el propio plato fuerte de la gala.

Es en este evento en el que el protocolo, la tradición y las nuevas tendencias encuentran su lugar y en el que se han dado momentos para la posteridad como es doble de Bush,  el solo de saxo de Clinton, pero sobre todo, los que podemos llamar “discursos – monólogos” que éstos realizan cual showman en un club nocturno derrochando simpatía y provocando más de una carcajada.

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“Si mi slogan en 2008 era yes we can, este año es crtl Alt Suprimir”. Esta frase considero que nos ayuda a hacernos una idea de la acidez y mordacidad que sus palabras concentrarán para hacer reír y pasar un momento diferente a los asistentes a la cena, hablando de manera distendida sobre el contexto político nacional e internacional,  mostrando una faceta  humorística del representante de mas alto nivel y al que siempre nos imaginamos dentro de unas rígidas formalidades por la responsabilidad de su trabajo.

Será el recuerdo posterior de lo allí vivido lo que en eventos podemos denominar  la estimulación de la memorabilidad.

Por tanto, este evento basado en la unión de la formalidad e informalidad a través de la figura del presidente Obama, nos sirve de justificación para abogar por la exclusividad de cada celebración y  la genuinidad por las cosas que en él se viven en contra del encasillado y la normalización de un sector al alza y que supone una herramienta comunicativa indispensable que entremezcla  tradición con nuevos elementos, fomentando la flexibilidad del protocolo( al que muchos consideran obsoleto y rígido) e intercambiando factores que hacen cada evento único.

Nadie dijo que el reírnos de nosotros mismos fuera saltarse el protocolo, ¿o si?

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Ninots Políticos

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Este pasado fin de semana, la ciudad de Granada recibía una comitiva de 1500 falleros que nos harían una demostración excelente de lo que son las fallas.

Estas fiestas tradicionales funcionan como un altavoz de llamamiento al turismo, donde poder disfrutar de unos días festivos únicos , lo que la hacen especial y genuina,  y son considerados aspectos esenciales que influyen en la creación de la marca ciudad valenciana, haciéndola reconocible de manera internacional.

Y es que en esos días donde el olor a pólvora, el humo y el fuego toman las calles de la ciudad mediterránea, conllevan a su vez tintes relacionados con la comunicación política.

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Si hacemos referencia a esta disciplina, vemos ilustrados en los característicos “ninots” las figuras de cartón que arderán la noche de la “cremà”, a un gran abanico de personalidades autonómicas y nacionales. Lo que resulta curioso de estas imágenes, es que la creación de las mismas se inspiran en su mayor parte en informaciones, acciones y propiamente en los políticos que las protagonizan.

Corrupción, recortes, cierres y otras conocidas acciones gubernamentales encuentran su espacio creativo en estas fiestas.

Barberá, Fabra, Rajoy, Rubalcaba, Diez y un largo etcétera de políticos españoles e internacionales han estado representados en las fallas valencianas, donde a su vez se enfrentan a un examen ilustrado de sus comportamientos y acciones en la vida política, siempre teniendo en cuenta que el humor y la sátira estarán presentes y que quedarán relegados a cenizas, lo que podríamos considerar una nueva oportunidad de mejora o de continuidad para ellos.

Exposició Ninot  12022014_367Pero no queda ahí la cosa,  ¿Qué imagen proyectan los “ninots” políticos? Bajo mi punto de vista, aquella que los propios protagonistas han mostrado a la ciudadanía,  un reflejo de lo que la sociedad en este caso valenciana, piensa sobre ellos, siempre aderezado con ironía y sarcasmo.

Los “ninots” dependiendo de la percepción social que la ciudadanía tiene de cada político, derivada de sus acciones y las noticias relacionadas, realzará sus rasgos de una u otra manera, lo que nos da como resultado unas imágenes más o menos atractivas, más o menos cómicas y más o menos reales. Eso si, todos reciben una dosis de realidad bañada con humor que siempre viene bien para poner los pies en el suelo y replantearse si la imagen que dan es la que realmente quieren dar a la población.

Por tanto, la imagen política encuentra uno de sus exponentes mas internacionales en esta fiesta tradicional, donde se les castigará o premiará a través de la producción de los “ninot” personalizados, que mostrarán la cara ácida de la realidad política.

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Gracias a Distrito Fallas por las fotografías.

 

Eventos y Google Glass

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La semana pasada asistí al II Congreso universitario de comunicación y eventos,  donde pudimos conocer algunas de las  tendencias actuales dentro del sector de la mano de grandes profesionales.

Ha sido en este contexto donde conocí de cerca un nuevo “gadget”  de la mano de Zerintia, que bajo mi punto de vista, contiene multitud de prestaciones para el sector de los eventos:  Las innovadoras Google Glass.

¿Qué son las Google Glass? El siguiente paso dentro de la tecnología móvil, donde puedes realizar todas las funciones que un teléfono aporta, pero con las manos libres, a través de unas gafas con un prisma, permitiéndote ver el paisaje en el que te encuentras, y un soporte que lo sujeta que contiene micro, cámara y zona táctil para pasar de una aplicación a otra con solo deslizar un dedo.

 

Si hablamos de los usos para el sector de los eventos, observamos que tiene muchas posibilidades tanto para los organizadores, como asistentes y  conferenciantes en los eventos, no solo haciendo fotografías o realizando vídeo de los mismos, si no yendo un poco mas allá:

Para los organizadores  y la seguridad del evento, la utilización de esta herramienta  conlleva el poder trabajar con las manos libres, conocer  los asistentes en un solo golpe de vista,  poder estar en comunicación constante con todo el equipo y conocer en caso de que suceda alguna incidencia, donde dirigirse para solucionarla lo antes posible.

En este vídeo vemos la aplicación “Event Planner” que Zerintia ha creado: 

En cuanto a redes sociales, el poder publicar de una forma mas rápida, fomentará el uso de las mismas en los eventos,  consiguiendo que los asistentes interaccionen  tanto con la organización en el caso de querer preguntar o sugerir,  como con los propios asistentes,  como con aquellos que no están en el mismo y están interesados en informarse sobre el evento. La retransmisión de eventos en streaming a través de esta nueva herramienta es otro de lo usos que ya encuentra las primeras pruebas piloto. 

También se contempla la creación de  aplicaciones propias y temáticas sobre un evento en sí, a través de la cual participar en concursos anteriormente previstos y donde la gamificación tome protagonismo.

No solo tiene usos para potenciar el jugar virtualmente, también tiene utilidad dentro del protocolo mas popular, el institucional, ya que  se pueden crear aplicaciones que ayuden a colocar a los asistentes según precedencias, y que no haya pie para las equivocaciones o errores en la colocación o en el tratamiento a dar a las autoridades asistentes al acto o evento en el que estamos usando este invento.

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Para eventos en los que haya asistentes internacionales y por tanto, se hablen diferentes idiomas, las Google glass encuentran su utilidad como traductor de las conferencias o charlas en los idiomas que hable el público allí concentrado.

La utilización aparte de ser positiva para los asistentes como decía anteriormente,  también  lo es para  ponentes, a quienes las Google Glass pueden dar mucho juego, por ejemplo, hacer uso de la realidad aumentada durante su intervención, sorprendiendo a los participantes y generando el popular efecto WOW que se busca en el sector.

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Si hablamos de eventos en sí donde utilizar  este elemento podemos hablar por ejemplo, de una Gymkhana  urbana, siendo el papel de las Google Glass el del soporte de la información de la misma,  donde poder visualizar las pruebas a  realizar y donde sea necesario su uso para conseguir la victoria.

En eventos sociales, el poder conocer información acerca de la persona con la que hablamos durante un cocktail, en una cena o tomando una copa, también ayudaría a ser más educados y respetuosos con determinados temas para no caer en situaciones delicadas o incómodas.

Como podeis comprobar, son muchos los usos de esta herramienta, pero también hay que conocer sus contraindicaciones e ir clarificando cuando se puede usar o no, donde queda la ley de protección de datos o la privacidad de un público que cuanto menos, con la utilización de las Google Glass, apoyará la ansiada interacción tan necesaria en el sector a día de hoy.

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Seguiremos de cerca esta nueva herramienta tecnológica.