Luz

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Cuando comenzamos el proceso de diseño y planificación de un evento, contar todas las necesidades que se puedan tener para llevarlo a cabo es una tarea que se deberá ir repitiendo a lo largo de toda la duración del mismo.

Es en esa identificación de aspectos, donde uno de los elementos, tomará especial relevancia desde casi el principio; la luz.

Lámparas, velas, focos y un sinfín de utensilios derivados de la utilización de esta pieza del puzle, encuentran en los eventos una industria en la que saben sacarles partido y jugar con ella.

Ya sea natural, artificial o tomando el protagonismo del escenario,  este componente vital en nuestro día a día, también es imprescindible en la mayor parte de los eventos.

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Una buena iluminación del espacio de celebración del evento, o utilizar la creatividad e innovar con ella en diferentes colores y lugares,  puede darnos más de una satisfacción a través de la memorabilidad positiva de los asistentes.

El utilizar la luz adecuadamente no solo es cuestión de crear un evento único, es necesario controlarla en eventos como entregas de premios y discursos, ya que pueden provocar que los asistentes de esos momentos acaben en el suelo, o que la creación de sombras por una mala iluminación se convierta en el protagonista absoluto de la velada.

Es cierto que en los eventos  nocturnos, la carencia de iluminación prima, pero pensemos, que en esa franja horaria, si asistimos a una cena, cocktail, concierto o musical, la iluminación de determinadas partes harán el evento único, ayudará a que sigamos su hilo conductor o podamos comer viendo de manera brillante o tenue los alimentos servidos. Eso sí, siempre es recomendable supervisar con anterioridad a la celebración el ambiente que la luz crea, y si es adecuada a lo que se quiere transmitir.

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La luz también es tendencia central en muchos eventos, es la columna vertebral del mismo, y el utilizarla junto a otros elementos como la música junto con equipos de última generación que la proyecta en dimensiones y colores en paredes, aire e incluso en el agua, nos da como resultado el término mapping. Esta novedosa técnica, basada en el juego de luces, se ha convertido en imprescindible en muchos lugares alrededor del mundo para conmemorar sus días y fiestas más importantes, e incluso crear espectáculos que congregan a cientos de personas para su disfrute.

Aunque si tenemos que hablar de cómo utilizar la luz en eventos, que mejor ejemplo que los eventos de año nuevo que se celebran en países asiáticos o el festival de Led que se realiza en Japón en invierno, donde, la luz es la protagonista a través de este tipo de elemento luminiscente.

Por tanto, debemos aprender a utilizar de manera eficaz y a nuestro beneficio este factor que puede embellecer o arruinar nuestros eventos, siempre teniendo en cuenta el concepto de los mismos, los objetivos a conseguir y mensajes a transmitir al público.

Seamos creativos, ayudemosnos de la luz.

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Tiempo

Un hoy, vale por dos mañanas (Benjamin Franklin)

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Música, poesías, películas, no existe lugar en el que el tiempo, no haya tenido un protagonismo justificado. En los eventos, no iba a ser menos; si hay una cosa que necesitan controlar, es el tiempo.

Contar siempre con el suficiente a la hora de prepararlo, denota un gesto de previsión que aporta valor a la profesionalidad de quien actúa bajo este parámetro, ya que para el correcto acondicionamiento y futuro éxito de un evento, es fundamental jugar con este componente que puede llevarnos a la gloria o al fracaso.

El tiempo puede convertirse en el mejor de los amigos ya que si se lleva a rajatabla  denotará grandiosidad y preparación o por el contrario en nuestro peor enemigo, mostrando nuestras flaquezas y debilidades. También es cierto que existen dificultades no previstas que pueden afectar directamente a nuestras previsiones de tiempo y horarios, pero, el jugar con tiempo dispuesto,es directamente proporcional a la organización.

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Para una correcta ejecución, el tiempo mínimo en el que comenzar con su planificación y previsión será de 6 meses, tiempo que variará ligeramente dependiendo del tipo de evento del que estemos hablando.

Con ello, marcar los tiempos de puesta en marcha e implementación in situ serán de vital importancia para cumplir con el y con los invitados al mismo. No podemos permitir que el evento se alargue hasta limites insospechados y acabe con la paciencia de mas de uno.

En el post evento también es importante, ya que cada tiempo determinado con anterioridad, se deberá realizar un informe que estime la satisfacción o no del evento realizado.

Traducir en tiempo cada acción contenida en nuestro evento es un aspecto básico para el cual, existen varios patrones donde reflejarlo, ejemplos de la importancia que tiene el calcular la duración total de los mismos. Escaleta, timing, cronograma, calendario… todos son aceptados  en el sector para cuadrar horarios, siempre que se utilicen con coherencia y cautela.

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Por ello, el tiempo, ese elemento que irrumpe en nuestras vidas cada día, donde el despertador nos recuerda de su existencia cada mañana y el cual se para o se acelera si la compañía es grata o no, debe convertirse en pasta de modelar en nuestros eventos, donde una correcta talla del mismo,nos reporte resultados positivos como profesionales del sector.

El registro en los eventos

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La semana pasada leíamos en el blog Protocolo a la vista, la importancia de las credenciales en los eventos.  A modo de completar ese post y el que el pasado lunes publicó sobre esta temática, esta semana escribo sobre la importancia del registro y entrega de acreditaciones en los eventos.

Uno de los mayores problemas que caracteriza a los eventos en los que hay una inscripción previa, es el proceso de registro a la llegada al evento y la entrega de credenciales.

Si este momento del evento se consigue realizar sin incidencias graves, conseguiremos que la primera impresión de los asistentes sea positiva, lo que ayudará a la imagen integral del equipo organizativo y del evento en sí. No podemos permitir casos donde la entrega de material debido a falta de previsión, se ha realizado el segundo día de celebración.

A nadie le gusta esperar a la llegada a un evento y  tener su identificación, por ello, se debe tener un equipo humano ágil y resolutivo y haber contado con la antelación suficiente para prepararlo todo antes del comienzo e incluso haciendo gala de la aparición de Internet y su adaptación a este sector, podremos utilizar un registro virtual creado para el evento o hacernos de las diferentes páginas webs que se han creado para la venta  y recuento de entradas.

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Si continuamos hablando de nuevas tecnologías,  los medios técnicos que se están creando para llevar a cabo este proceso son múltiples, donde su coste, que suele ser bastante variable, dependerá del tipo de mecanismo  que queramos utilizar para el registro. Algo recomendable es que aun contando con estos nuevos formatos de entrega de acreditación y bienvenida, nunca dejemos de lado el contar con un equipo de profesionales preparados para ello, que dará el toque de cercanía y  calidez al evento.

La mejor opción para que este primer momento no haga del evento un desastre,  es prepararlo dias antes del evento, colocando los nombres en orden alfabético en cajas de registro y teniendo preparando los “langers” o “badges” suficientes tanto para los registros que ya haya realizados  como para los posibles que puedan llevarse a cabo en el momento de comienzo del evento, siempre teniendo en cuenta el aforo del espacio de celebración.

Un buen recurso, es contar con un equipo informático que nos ayude a cambiar en el momento los posibles errores ortográficos que hayamos podido cometer en la creación de las identificaciones. Para que no haya asistentes sin acreditación, hasta que el error se soluciones, les será entregada una acreditación de invitado.

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Por último, una nueva técnica que está ganando terreno, es la utilización de varias maquinas que crean la pegatina con el nombre del asistente en segundos, donde él previamente ha escaneado el código de su entrada y ha podido cambiar personalmente cualquier error de su identificación. Aunque es una opción de coste elevado, ahorra tiempo a la organización y aporta innovación.

Para terminar, comparto una infografía de los compañeros de eventioz sobre algunos tips a tener en cuenta en los registros de eventos.

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Por tanto, tengamos en cuenta la importancia de llevar a cabo un registro  modélico en nuestros eventos, donde contemos con los medios suficientes, tanto humanos como materiales para llevar a cabo este importante momento en un evento.

Un registro ejemplar, contribuye al éxito de todo el evento.

Otoño y los eventos tradicionales

 

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Estas semanas en las que los colores se tornan cálidos, aunque las temperaturas no digan lo mismo,   nos anuncian la llegada de determinados eventos tradicionales en todo el mundo.

Uno de los días de celebración mas conocidos  y que muchos consideran triste y de recuerdo es el de todos los santos, aunque realmente ayuda a teñirlo todo de colores con flores y a recordar a aquellos familiares que no físicamente si se encuentran en nuestros corazones.  Esta celebración  coincide con el llamado día de los muertos en los países latinoamericanos,  y se festeja el dia 1 de noviembre y vísperas.

Mientra que las flores inundan cementerios en México por ejemplo, realizan coloridos altares con calaveras y otros símbolos de la muerte.

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Pero si estas fechas se caracterizan por una fiesta popular que se ha ido aceptando alrededor de todo el mundo, es la  internacionalizada Halloween.

Halloween es una fiesta con orígenes celtas y cristianos derivados de la mención a nuestros fallecidos de la que hablaba anteriormente,  pero que con el tiempo se ha transformado dejando sus esencias religiosas a un lado y  se ha convertido en un evento tradicional exportado a gran parte de los rincones del mundo.

Esta celebración le da un toque jovial a la nostalgia de la que están impregnados los recuerdos en estas fechas, donde los disfraces, los sustos, los dulces y la decoración tematizada en todo aquello que tiene que ver con pasar miedo, fantasmas, zombies y calaveras, se lleva a cabo con una sonrisa y alguna que otra carcajada. Aunque muchos hablan de una fiesta para niños, lo mas trascendente de este evento es que se adapta a todo tipo de públicos.  Es increíble como hace 10 anos, Halloween era una fiesta conocida en España por las películas anglosajonas y como se ha ido asimilando en la cultura, la educación y a nivel social.

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Cabe recordar que los mencionados, no son los únicos eventos denominados tradicionales con los que nos podemos encontrar en estas fechas, en España, existen multitud de celebraciones que giran en torno a otras temáticas como las  que derivan de las cosechas de determinados alimentos otoñales como las castañas y la calabaza  o la búsqueda de setas y trufas. En muchos municipios aprovechan el stock de estos productos para realizar atractivas ferias donde venderlo y aportar un toque de creatividad enseñando otros usos que pueden tener u otras maneras de cocinar o combinar en las cocinas de los asistentes, todo ello bañado de música, color y un ambiente acogedor.

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Por tanto, el otoño es una temporada en la que los eventos tradicionales hacen presencia alrededor del mundo, y donde podemos disfrutar de costumbres, hábitos y rituales propios de cada sociedad.

 

¿Y tú, cual vas a celebrar?

 

Conectividad en los eventos

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El asistir a eventos se ha convertido en uno de los hábitos de nuestra sociedad  al cual llevamos ligados desde los comienzos de la humanidad.

Esta costumbre ancestral está sometida a la propia evolución  y a la adaptación a los nuevos tiempos mediante la integración de nuevos parámetros,  elementos y otros puntos de vista acerca de este sector en constante crecimiento.

Bajo mi punto de vista, la introducción de nuevas herramientas en la gestión de eventos ha cambiado la forma de verlos, tanto por parte del público como por los posibles ponentes, sin olvidar a los organizadores. Hacen mucho más fácil la comunicación, originando nuevas vías de socialización a través de los eventos basadas en la comunicación 2.0.

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Si miramos unos pocos años atrás, los móviles causaron la sensación más duradera de todos los tiempos, donde su utilización para ilustrar momentos exclusivos y posteriormente hacerlos extensibles a sus amigos en redes sociales, ocupa gran parte del es
pacio virtual.

Los móviles dieron lugar a las tablets y las redes sociales pasaron de meros escaparates de fotografías a foros de discusión, crítica, reflexión, apoyo y publicidad del sector de los eventos, realizado por sus propios asistentes.

Esta dependencia de la comunicación 2.0 en los eventos, requiere por parte de la organización habilitar un servicio de Internet Wifi acorde al tipo de evento y al volumen de público que vaya a asistir con el fCellphone-Addiction-Ain de que puedan compartir sus emociones a través de la red a una velocidad considerada normal para los tiempos en los que estamos (más de 8 segundos sería un fracaso para el equipo organizador) y que no sufra caídas.

No debemos olvidar que si nuestro evento va a ser emitido en directo a través de la web, el streaming también requerirá una red propia que soporte la conexión de múltiples usuarios y poder ver el evento sin cortes ni interferencias desde cualquier lugar del mundo en el que se encuentren.

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Muchos eventos obtienen información masiva de su comienzo en la red, pero decae conforme van pasando los minutos, lo que deriva por un lado del propio cansancio del auditorio,  por otro,  debido a que tanta facilidad de publicar y usar los dispositivos electrónicos se encuentran con un pequeño handicap; las baterías tienen una vida limitada.

Y esa limitación también influye en la propia interacción que los eventos soportan en estos tiempos, la oportunidad de grabar vídeos, de observar los tuits que se envían a través de una pantalla que los monitoriza a través de un hashtag, la creación de listas musicales colectivas mediante Spotify o la participación en juegos creados para el propio evento del cual derivará una entrega de premios,  son algunos de los recursos a los que un asistente a un evento puede acceder a través de su teléfono móvil con conexión a Internet siempre que no se queden sin batería.

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Así que asistentes, si quereis interaccionar con los asistentes, organización o ponentes en su caso, no olvideis cargar vuestros móviles o traer con vosotros cargadas debidamente las baterías portátiles que os hagan poder participar al 100% de los eventos a los que acudís.

Y a los organizadores, apostar por servicios de calidad y por obsequiar con cargadores de baterías a vuestro público  o facilitar en su defecto la utilización de muros eléctricos donde poder cargarlos, los asistentes os lo agradecerán e influirá tanto en su percepción positiva como en un recuerdo memorable, lo que conlleva que  si se volviese  a celebrar un evento similar u observan que la empresa organizadora es la misma, acudirán.

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Tendencias en eventos sociales

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Los eventos sociales, hacen referencia a aquellos actos que se celebran con el objetivo de conmemorar una etapa de la vida, un momento determinado, una unión u otra acción y en la que  se reúne una comunidad determinada para ello.

La industria que gira alrededor de los eventos sociales se actualiza e innova con la creación de nuevas modas que harán aun mas especial y genuina la celebración del evento. Entre las nuevas tendencias, resalto cuatro:

  • Libros de recuerdo: Es común observar en eventos sociales como bodas y comuniones la existencia del popular  libro de firmas en el cual, los invitados dejan sus felicitaciones y palabras de cariño y agradecimiento, con el fin de dejar un recuerdo patente de su asistencia al mismo. Esta manera de constar, deja paso a nuevas vías para el recuerdo, donde los libros con formas variadas,  que incluyan huellas, con fotografías in situ de los invitados e incluso libros de besos comienzan a ocupar un lugar en las estanterías de muchos novios y anfitriones en eventos sociales.

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  • Flores y frutas: El reparto de flores entre los invitados a la entrada del evento, el uso de flores dentro de las copas o adornando la comida son una tendencia al alza este año. La novedad de su utilización reside en que esas flores de adorno, forman parte del menú que se sirve en estos eventos. Nuevos sabores para los eventos del siglo XXI que tambien encuentran en los ramos de frutas un gran aliado. Fresa, melón, sandía, melocotón, plátano y manzana, cortado en diferentes formas y colocados como si de un bouquet  de rosas se tratase, son una de las opciones más saludables y divertidas que pueden formar parte de los eventos sociales.  Para los mas golosos, otra manera de servir este original ramo, es bañado en diferentes tipos de chocolate, que seguro harán las delicias de mas de un invitado.

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  • Regalos sostenibles , ecológicos y prácticos: El puro ha pasado de moda en los eventos sociales, al igual que el regalar a los invitados artilugios y figuras variadas de las que ocupan sitio en las vitrinas de salón o encima de los antiguos televisores. La tradición de dar a los invitados a nuestro evento un obsequio a modo de recuerdo del mismo, da paso a la sostenibilidad y usabilidad de jabones ecológicos hechos por un colectivo concreto, abanicos pintados, botellas de aceite y vino y lo que considero mas práctico, el regalo de unas bailarinas o zapatos planos a las invitadas para que puedan descansar de los tacones típicos de la formalidad en la vestimenta que muchas calzan e incluso bailar hasta altas horas de la madrugada en aquellos eventos celebrados en horario de tarde y noche.

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  • Creatividad e interactuación en las mesas: En los eventos sociales, aunque los anfitriones tienen un papel protagonista, cada vez se inclinan más a dar un papel mayor a los invitados y al lugar que éstos ocupan. Si el libre asiento de los antiguos eventos sociales daba paso a  la numeración de las mesas, los nombres de canciones, personajes históricos, monumentos, ciudades, jugadores de fútbol e incluso  jeroglíficos que deberán descifrar los invitados que conformen esa mesa son tendencia actualmente. La interacción entre los comensales no solo queda ahí, el amenizar la velada con música, juegos y actuaciones donde sean los invitados los que canten, bailen, se levanten e incluso reciten poesía entre plato y plato seguro que les causará un bonito recuerdo en sus memorias.

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Por tanto, los eventos sociales acuden cada vez a cuestiones más informales (dependiendo siempre del evento, ya que cada uno es genuino), mas personalizadas según sus anfitriones, y mas interactivas, donde el pasarlo bien y conseguir la memorabilidad positiva son objetivos principales para sus organizadores.

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Protocolo, Eventos y Baloncesto

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Es en estos días cuando asistimos en España a la celebración de uno de los eventos mas importantes que se repiten cada cuatro años; La copa del mundo de baloncesto.

Para la realización de este gran evento,  la  movilización de personal, el cual debe estar preparado y formado para ello, es uno de los primeros elementos que la organización del mismo  debe tener en cuenta para el correcto desarrollo de un mundial donde España  se perfiló como sede internacional del deporte.

El acondicionamiento de espacios necesita conversaciones con la administración local y el equipo de producción del evento para realizar un calendario de trabajo conjunto donde se perfilen los tiempos, las acciones y los responsables de las mismas, al igual que con los sponsors y patrocinadores.

La señalización de la calles cercanas como de las puertas de entrada, decoración de los alrededores y  la llegada de los diferentes medios de comunicación con sus caravanas y repetidores, comenzó una semana antes de su comienzo, junto con las pruebas de sonido y un aspecto indispensable como es la preparación de los dispositivos de seguridad.

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Este factor se vuelve mucho mas agresivo cuando se espera la asistencia de personalidades políticas internacionales entre las que se encuentra el Rey Juan Carlos I de España como anfitrión.

El hablar con los vecinos de la zona de celebración, vigilar el subsuelo del lugar y crear equipos especiales de seguridad va de la mano de los equipos sanitarios encargados de las posibles asistencias que puedan sucederse debido a las aglomeraciones en eventos de este tipo.

Cabe recordar que los eventos deportivos, conllevan ceremoniales propios en su apertura, cierre y entrega de premios y medallas, los cuales son los momentos en los que el protocolo hace presencia en las pistas y que depende de su correcta ejecución que todo se desenvuelva como se espera (aunque haya veces que los imprevistos como resbalones o tropiezos tomen toda la atención de los asistentes).

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Para esas ceremonias deportivas, suelen ser personalidades del mundo del deporte y figuras políticas del panorama nacional e internacional quienes se encarguen de protagonizar los discursos y entregas de medallas, junto con la correcta utilización de  símbolos como son las banderas e himnos de los países participantes.

Pero existe otro  aspecto en el que el protocolo se hace latente; la entrada y colocación de autoridades a los partidos. Ha sido en la llegada y entrada del Rey Don Juan Carlos al recinto donde esta disciplina brilló por su ausencia en favor de la seguridad e integridad física del monarca.

Se optó por cortar el tráfico en  las dos manzanas cercanas al Palacio de los deportes de Granada y cambiar el sentido de una de sus avenidas principales, con el fin de que el trayecto hasta la puerta VIP en coche blindado ( y seguido por otros 2 vehículos policiales) fuera lo mas corto posible.

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El Rey optó a sugerencia de los responsables de seguridad, por sentarse en el asiento detrás del conductor, no en el que por protocolo se señala correcto como es el de detrás del copiloto, con la finalidad de facilitar su entrada al lugar y hacerla mas cómoda, sin tener que rodear el coche, aspecto que de cumplir con el protocolo, hubiera tenido que realizar.

En este enlace podeis comprobarlo: http://www.atlas-news.com/agencia-internet/deportes/Granada-Mundial_basket-seleccion_espanola-Rey_Juan_Carlos-Borbones-victoria-Iran-Espana_3_583771618.html

El aspecto anecdótico lo protagonizó en su entrada la Ministra Fátima Bañez, que subida en un coche de la Guardia Civil, pasó de largo el dispositivo de seguridad y tuvo que correr hasta la entrada principal para poder entrar junto al Rey, pasando por delante de la manifestación de sindicalistas debido a la situación precaria del sector de la hostelería que se vive actualmente.

Ya dentro del recinto, en esta foto podemos comprobar que la colocación de autoridades en el palco de honor se siguió a rajatabla.

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Por tanto,  el protocolo apareció y desapareció dando protagonismo a la seguridad cuando era necesario, lo que legitima esta disciplina como un procedimiento flexible y adaptable a cada situación, a cada circunstancia y a cada evento.

Protocolo y seguridad siempre deberán ir de la mano, son dos aspectos claves dentro de la organización de eventos.  Os invito a seguir disfrutando de cada detalle de este mundial de baloncesto que aunque con pocas retransmisiones en televisión, aspecto que considero polémico y egoísta, no dejará de tener sabor español.

Fuentes de fotografías: http://www.huffingtonpost.es/2014/08/31/rey-baloncestoe_n_5743390.html

http://www.granadahoy.com/deportes/article/galeria/1845954/6/las/imagenes/iranespana.html