El hilo conductor en los eventos

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En la organización de un evento, partiremos de una idea de lo que queremos llevar a cabo y los objetivos qué buscamos alcanzar con su celebración a la que dar vueltas y sobre la que reflexionar.

Es durante la planificación cuando se debe decidir si ese planteamiento es factible para su realización y pasarlo a la realidad tangible.

Toda herramienta de comunicación deberá estar anclada dentro de una estrategia, la cual a su vez, necesitará un soporte en el que asentarse, a partir del cual comenzar a pensar seriamente en cómo vamos a obtener los objetivos previstos.

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Los tiempos y la dinámica de creación un evento, precisa de un punto de referencia a través del cual comprobar su correcta ejecución, si son necesarios cambios durante el procedimiento o si es necesario dar un giro para corregir posibles desviaciones de las finalidades a conseguir.

Esa columna vertebral, esa linea sobre la que se colocará la organización y desarrollo del evento, el espacio que dará base a la estrategia y creará el ambiente, la imagen del evento, será el hilo conductor.

Las conexiones, el nexo de unión de las diferentes áreas a tener en cuenta en la organización y gestión del mismo, donde se encuentran las relaciones entre idea, estrategia y táctica, es el lugar del hilo conductor, justo al lado de la coherencia en las acciones y el trabajo en equipo.

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Esta trama sobre la que se establecerá, deberá ser tenida en cuenta desde dos visiones complementarias pero diferenciadas: desde el punto de vista del equipo organizador, y desde el público asistente.

Desde el enfoque del equipo organizador, podríamos considerarlo el argumento principal del mismo, sobre el que va a girar el evento y a partir del cual desarrollar las técnicas, programas y otros aspectos necesarios para la organización de eventos.

Una base asentada que también hace mas fácil el desarrollo del mismo, ayuda a centrar aquellos aspectos que el evento precisa dentro de la eficiencia en su coordinación, gestión y ejecución.

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Desde el segundo punto de vista, este hilo conductor nos lleva a la consecución del objetivo general, y debemos pensar tanto en él, como en el público al que nos vamos a dirigir, el cual, también deberá, tras la finalización del mismo, haber reconocido esa personalidad, esa vinculación que el hilo conductor crea, a través de elementos como la elección de los colores corporativos, los elementos dentro de la escenografía, las personas que intervienen, el propio espacio de celebración, el slogan y la tematización entre otros.

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Por tanto, el hilo conductor es la identidad del evento, el que lo hace genuino,una herramienta indispensable dentro de la organización de éstos, sin el cual y bajo minuto de vista, un evento carecerá de esencia y no podrá calificarse de exitoso.

Busquemos siempre un hilo conductor que genere imagen e intangibles al evento en sí, y que como organizadores, nos afecte positivamente en nuestra reputación como profesionales del sector.

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Debates y Protocolo Político

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Hoy, muchos son los expertos, profesionales y medios de comunicación que analizan y reflexionan sobre el debate que se realizó anoche con motivo de la campaña electoral en la que nos encontramos sumergidos hasta el próximo día 20 de diciembre.

imagesEl debate, es un macroevento político con una larga tradición electoral, que seguro recordamos, como el celebrado entre los candidatos Nixon y Kenedy, Clinton- Bush o en España Aznar y González, siendo el de ayer diferente al incluir a los candidatos políticos a presidente de dos partidos que actualmente no tienen representación en el Congreso y dejando de lado a dos que si que lo tienen, pero que actualmente son menos mediáticos y sobre los que las posibilidades de conseguir representación, según las encuestas son escasas.

Bajo mi punto de vista, la escenografía fue demasiado fría, con un atrezo que recordaba al de un concurso de televisión, con elementos que se pensaba iban a ser útiles a los debatientes pero que finalmente no se utilizaron, como las sillas altas que proporcionaron (podían dar imagen de debilidad), una opción cada vez mas extendida e incómoda, aspecto que aumenta aun mas la tensión y los nervios cuando toca hablar en público, y que en el caso de las mujeres pueden causar mas de un problema al sentarte con una determinada prenda de vestir como los vestidos y las faldas.

La luz que se encontraba tras el plató principal, con mas de 10.000 leds, era molesta a la vista para quienes lo vimos desde el televisor.

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Con todos estos puntos, considero que en este debate se pensó mas en la innovación como plató de televisión y en cómo daría en cámara, junto con los espacios para prensa, que en la propia comodidad de los candidatos que se jugaban su reputación y el poder arañar unos votos mas.

Fue durante su celebración, sobre todo en el antes y el después, donde se puede observar la importancia del protocolo corporativo y cómo ayuda a transmitir imagen y mensaje, pero también la etiqueta, que engloba tanto el vestuario de los candidatos como su comportamiento durante el mismo, aspectos que han dado mucho de sí en redes y en medios durante su celebración y el día después.

El saludo entre los debatientes, el color de la chaqueta, la falta de ella, el maquillaje,  reírse de lo que exponen los otros candidatos, la sonrisa y un sinfín de otros aspectos en detalle, conforman la etiqueta.

5665dfd125d32.r_1449531249008.0-18-975-520Ya la cámara en el coche que cada candidato llevaba, nos enseñó su colocación protocolaria. Al llegar a las instalaciones donde se celebraba el debate, los anfitriones, que eran el presidente de Atresmedia y de Antena 3, les recibieron a pie de coche, donde se saludaron y pasaron a hacerse una fotografía conmemorativa del momento, colocados en alternancia, ocupando el puesto de honor cada uno de los participantes como invitados honor a las instalaciones.

La nota diferenciadora la puso Soraya Saez de Santamaría quien, al salir del coche, antes de continuar con el programa preestablecido por los anfitriones, se acercó a saludar a Andrés Herzog, quien se encontraba allí con un grupo de militantes y simpatizantes de su partido, disfrazados con caretas con su cara a modo de protesta por no haber estado incluido en este debate a 4.

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Tras ella, pusieron camino a los espacios habilitados para cada equipo asesores (War Room),  a quienes podemos denominar séquito técnico que acompaña al invitado de honor.

En este acompañamiento, primero observamos a los anfitriones con el candidato, seguido de su séquito técnico, siguiendo una presidencia en alternancia impar, menos en el caso de Pablo Iglesias, ya que Iñigo Errejón ostentó la 2 posición como invitado de honor, quitando protagonismo al candidato que va a debatir.

Tras  acomodarse en las War rooms, tocaba uno de los momentos mas importantes que también estaba regido por el protocolo corporativo; la foto de los 4 candidatos con los presentadores.

Las posiciones de cada candidato, seguía el criterio que se sorteó para ocupar los rectángulos del escenario, dejando a los presentadores la presidencia par de la fotografía. Sobre la precedencia en la foto, Vicente Vallés ocupaba la 1º posición,tal vez por estar en Antena 3 (cadena en la que Vallés es presentador).

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Por tanto, si me preguntan quien ganó el debate, está claro que el protocolo fue ganador al demostrar sus beneficios en este macroevento político. El debate, nos hizo ver durante su celebración que el protocolo, en este caso corporativo – político, es un elemento de la comunicación que ha estado presente y ha colaborado en la unidad, la reputación de la empresa organizadora y en el propio desarrollo del mismo. Una secuencia protocolaria estudiada que enseña su importancia en la imagen que proyecta y que suma en definitiva al mensaje que se quería transmitir; un paso mas hacia la mediatización de la política en campaña electoral a través del medio mas poderoso, la televisión.

Bailando con la política

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La campaña permanente es una constante en los ciclos políticos, pero necesitará de momentos de control y de promoción que muevan los tiempos de actuación.

En esos momentos de promoción, las elecciones ocupan un lugar privilegiado y podríamos definirlas como una sucesión de eventos para persuadir a los públicos, generar contenido y crear opinión pública.

La celebración de estos eventos, conllevan una serie de dinamizadores que apoyan los discursos y propuestas electorales de los partidos que se presentan, de los candidatos y de sus políticos mas representativos, donde las siglas partidistas, los colores y los himnos enmarcan momentos de éxtasis y motivación política.

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Junto con esos propósitos que los actos electorales tienen, se entremezclan otros objetivos que están directamente conectados con el candidato, el cual, deberá aprovecharlos para mostrar su cara mas empática o su perfil como representante, siempre pensando en una compensación en votos el día de las votaciones.

En esta tarea que los candidatos tienen y que los eventos enmarcan, hemos visto las dotes de éstos en cuestiones musicales, donde el tocar un instrumento como el saxofón o la batería hacen levantar a todo un auditorio de votantes e incluso el cantar seduce al electorado como flautista de Hamelín de los cuentos, sin olvidar aquellos videos publicitarios en los que el candidato únicamente baila, y que sin conseguir los resultados esperados, consiguió ser la sensación durante la etapa electoral.

 

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Pero si de algo se ha hablado en las ultimas semanas es del órdago independentista en las elecciones catalanas, junto con las dotes coreográficas del candidato socialista en sus actos de campaña, convirtiéndolo en tendencia en las redes sociales, protagonista de memes varios y donde han corrido ríos de tinta acerca de si su actuación era la mas adecuada para su partido y para su imagen.

Lo que resulta curioso, es que esta maniobra tachada de electoralista, ha conseguido que el candidato socialista cope la información y fomente la memoria a corto plazo que las elecciones sacan a relucir;  Si tiramos de hemeroteca, vemos que no es ni la primera que los bailes aparezcan en los actos electorales y apuesto porque tampoco será la última.

Muchos han sido los candidatos que se han animado a echarse unos bailes en sus actos, cuestión que también dependerá del propio carácter del político, del momento en el que se encuentre, de su ánimo y de si la canción que suena les invita a moverse. Queda claro que la celebración de eventos ayuda a mostrar caras de los candidatos que en otras situaciones, no sería posible.

Por tanto, considero que en un momento en el que las formalidades estrictas dan un paso atrás, estas actuaciones colaboran positivamente en las tareas de personalización, caracterización, diferenciación y humanización de la política, siempre en el contexto de la celebración de la campaña permanente.

Protocolo 3.0: El uso de Periscope


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La comunicación se encuentra en un constante proceso de cambio al utilizar nuevos canales a través de los que informar a una sociedad cada vez mas interconectada, la cual avanzada en cuanto a la utilización de las nuevas tecnologías.

Es el este proceso de adaptación donde la imagen toma cada vez mayor importancia. Las  fotografías que ilustran un momento determinado, dan paso a los videos “amateur” que los llamados “prosumers” crean, contemplan y comparten con la sociedad 3.0.

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Esa predisposición a grabarlo todo y mostrarlo al mundo online, supone que en el mercado de las aplicaciones, se creen algunas específicas con este fin o se mejoren las ya existentes.

Screenshot_2015-09-13-12-54-19Vine, Snapchat y Periscope se han convertido en las Apps mas solicitadas y con mas usuarios a nivel internacional, basándose en la distribución de vídeos,o incluso en la retransmisión en directo desde el propio móvil.Será esta ultima opción la que comienza a tomar protagonismo en las campañas políticas
que actualmente suceden en el mundo, como la carrera por ser el candidato demócrata en Estados Unidos, o en España, la campaña electoral catalana, donde los asistentes a los mitines ofrecen una vista privilegiada y desde otra perspectiva de los candidatos y del propio escenario, haciéndonos partícipes de su posición en ellos.

Está claro que la utilización de Periscope, se extrapola al sector eventos, a los que aporta aire fresco y colabora en la consecución de sus objetivos, gracias a su conexión directa con redes sociales como Twitter y su fácil utilización, apoyando una visión múltiple de los mismos, fuera de la hegemonía que los medios de comunicación tenia al respecto.

Si la utilización de estos canales de comunicación aportan beneficios a los eventos, para el protocolo y concretamente para el institucional, se ha convertido en una herramienta comunicativa directa y cercana con los ciudadanos. El ejemplo mas actual, la visita de los Reyes de España a Estados Unidos que comenzó ayer.

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Lo que de esta situación resulta mas novedoso, es como la Casa Real Española ha sabido adaptarse a la utilización de estas, y mostrar la cercanía que el protocolo ostenta en diferentes pasos; primero publicando en su página web la agenda, luego utilizando Facebook y Twitter y ahora, a través de la utilización de Periscope para compartir en directo momentos históricos como el de la visita de ayer, justificando las palabra que el Rey Felipe VI pronunció en su primer discurso como Jefe de Estado: “Una Monarquía renovada para un tiempo nuevo”

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Por tanto, los beneficios de estos canales se multiplican y, su uso en el sector del protocolo demuestra que éste se adapta a los nuevos tiempos, junto con la cercanía que ostenta y que cuesta demostrar en determinados momentos.

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Utilicemos responsablemente las nuevas tecnologías y aplicaciones de video, para ayudar a dignificar el sector del protocolo y justificar la rentabilidad de su correcta implementación.

Mítines Políticos

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Muchos son los que consideran que los eventos en campaña electoral, y concretamente el mitin político, se encuentra en sus horas bajas, y mas en estos momentos en los que las llamadas nuevas tecnologías toman un protagonismo absoluto compartido con los análisis electorales, sondeos y encuestas.
El mitin político, considerado el gran acto de las campañas electorales, ve como se le intenta cambiar el nombre a la hora de celebrarlos en periodos no electorales, pero si utilizando la misma estructura, aspecto que deberían plantearse los partidos políticos y que los gestores de eventos podrían mejorar y adaptar.

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Este macroevento, se realiza sobre todo en contiendas electorales, debido a que cumple unas determinadas funciones y consigue unos objetivos que de otra manera, no serían alcanzables.
Por un lado, y gracias a la intermediación de los medios de comunicación, el mitin consigue colarse en nuestros hogares en el momento en el que el candidato se encuentra dando el mensaje electoral, un impacto persuasivo para conseguir el voto de los que se encuentran en sus casas frente al televisor.
Bien es cierto que las llamadas caravanas de campaña siguen existiendo pero han perdido parte de su esencia a causa de los equipos de medios audiovisuales de los partidos, que actualmente son los responsables de enviar el corte predeterminado a televisión para intentar empatizar con los televidentes y conseguir sus votos.

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Otra de las funciones que un mitin alcanza, es la de grandiosidad y apoyo a los partidos políticos, gracias al público asistentes. Plazas de toros, estadios, plazas y un sinfín de diferentes espacios, dan cabida a este macroevento que supone una movilización de medios y personas que podría semejarse con la de un concierto de un popular cantante.
El público en un mitin, se puede calificar de afiliado o suele ser simpatizante, ciudadanos que tienen decidió su voto o que incluso acude para reafirmarse en su decisión de votar a un candidato en vez de a otro. Pero pregunto; ¿ Acaso es que ellos no votan?

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A este público, también hay que cuidarlo, ya que si la llamada memorabilidad que los eventos consiguen es negativa o el ritmo del mitin hace que se aburran, puede provocar la abstención o la desaparición de los votos.
El mitin no desaparecerá, ya que su celebración se remonta a mucho tiempo atrás y se ha convertido en el emblema del apoyo y la grandeza de los partidos políticos. Unos baños de masas para dar un mensaje, en el que la escenografía también comunica y donde el protagonista, que debería ser el público, pasa a ser figurante pasivo.

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De ahí que sea necesario cambiar los mítines políticos, hacerlos más cercanos, y que no sean meras copias unos de otros donde cambian los que hablan, los colores y las siglas.

Hagamos de la flexibilización de los eventos, un valor añadido en las campañas electorales.

Táctica en los eventos

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Bien es sabido que los eventos son herramientas estratégicas de comunicación no tradicional, y que en su tipología, es la que consigue el mayor retorno de inversión a quienes creen en su utilización y a la hora de conseguir sus objetivos.

La estrategia, esta palabra tan utilizada ahora en comunicación, que proviene del sector militar y político, conlleva el pensar,  diseño y desarrollo que conforman toda una fase en estos actos llamada pre evento, para la que es necesario un tiempo prudencial con el propósito de conseguir tenerlo todo controlado,  y que la posterior celebración salga conforme se espera.

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Pero existe un factor, que en ocasiones se olvida, y que necesita ser tenido en cuenta en el desarrollo de los mismos; El aspecto operacional o táctico de los eventos.

Si la estrategia hace referencia a la planificación de acciones, la táctica es su correcta puesta en marcha.

Estas acciones operacionales no solo requieren llevarlas a cabo,  hace falta trabajar otros elementos para que puedan ejecutarse: diversos aspectos que dependiendo del evento a celebrar serán de mayor o menor magnitud pero siempre presentes: el control de multitudes, la seguridad y la protección.

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Estos tres componentes operacionales de los eventos, y su mala gestión, han provocado fallecimientos en eventos que seguro todos recordais por la magnitud de la catástrofe surgida.

El control de las puertas de emergencia, el cálculo de cuantas personas caben en un recinto, los accesos y su medidas, la señalización y los materiales a utilizar como protección, son parte de los elementos que conforman el documento de riesgos, seguridad y medidas que todo evento debe tener en cuenta.

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La seguridad, como ya vimos anteriormente, no solo hace referencia al control del evento por parte de profesionales, sino también a la necesidad de contar con ambulancias y personal médico, protección civil que colabore en tareas de emergencia si se diera el caso, el control de los accesos de transportes al recinto de celebración, bomberos, policías y la contratación de un seguro de responsabilidad civil que en muchas ocasiones ya vienen integrado en los contratos con los lugares donde celebrar el evento, entre otros componentes que dependerán de cada evento.

¿Cuántas personas caben en el espacio habilitado para el evento? Apuesto a que esta pregunta se ha formulado en infinitas ocasiones, con el objetivo de a mas asistentes, mas ganancia, sin pensar realmente en el peligro que supone una sobreocupación ante cualquier suceso que, como los profesionales en eventos sabemos, suceden.

Según cálculos internacionales, el espacio a considerar por persona, es de 0.5 metros, es decir, por cada metro cuadrado, dos personas. Todos aquellos eventos que no cumplan este requerimiento estarán incurriendo en una falta grave de seguridad.

Y si el espacio es vital, las rutas, espacios de estas e itinerarios alternativos en cuestiones de desalojo, no lo son menos, son esenciales en cuestión de salvar vidas en los eventos.

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Por tanto, no nos quedemos nada más que en lo estratégico y pensemos en los aspectos operacionales, pueden hacer un desastre de tu evento o todo un ejemplo a seguir en el futuro.

Eventos políticos en campaña electoral

 

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Ya pasadas las elecciones en Andalucía y analizados los resultados y escenarios,  puedo afirmar que la campaña, en cuanto a eventos se refiere, ha sido aburrida.

Hemos asistido a mítines a lo sota, caballo y rey, fáciles, correctos en su justa medida y sin salirse de las estructuras que se llevan repitiendo largo tiempo, como apunta y siguiendo la misma línea del blog publicado por Gloria Campos, sin alma, y agrego que sin identidad política propia.

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Los eventos de campaña se encuentran en un periodo de normalización donde la creatividad se confunde con la colocación y uso de algunos instrumentos  o herramientas de moda en los eventos sociales, y donde el protocolo, en muchas ocasiones, ha brillado por su ausencia y falta de respeto a los símbolos nacionales.

Los partidos no terminan de darse cuenta que no son solo los colores corporativos los que les debe diferenciar, y que en muchas ocasiones desechan por el color de la Comunidad Autónoma.  El crear una nueva estructura, diseñar nuevos eventos políticos, también fomentaría una imagen diferente, frescura, aire nuevo e impacto que es lo que realmente se busca en campaña electoral.

Estarán de acuerdo conmigo en que los mítines se realizan para los militantes, y muchos piensan que no tienen sentido ya que su target no es el llamado voto apóstol, afirmaciones que se deberían de matizar.

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Los mítines, no solo comunican hacia los asistentes del mismo, el considerado voto apóstol, al cual también se debe de cuidar,  su público también es quien se encuentra al otro lado de los medios de comunicación y las redes sociales y aun no tiene decidido su voto.

De otro lado, una imagen en un mitin de 15000 personas impacta más que una con solo 10, lo que también se percibe por el votante como unidad y puede motivarle a votar a uno u otro partido.

Mención aparte, el presupuesto que se destina a estos macro eventos, que también debería ser revisado y tenido en cuenta en la normativa de nuestro país como medida de transparencia.

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Esto no quiere decir que no se pueda innovar y fomentar la creatividad en ellos, donde poder propagar su mensaje y  distinguirse de los otros partidos, pero que el ser novedoso, no es solo utilizar artículos decorativos, hay mucho más.

Los micro eventos walkabout, o actos de calle, de tú a tú, a través de escenografías efímeras  como el iglú sin nombre utilizado por la formación magenta, han soportado una pizca de ingenio en sus puestas en práctica, pero tampoco mucho más. Los paseos donde el candidato se la juega en las distancias cortas con el ciudadano también pueden ser objeto de cambio, y ayudar a persuadir y convencer de esa manera al votante.

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Con estos resultados de los eventos en campaña, me queda por afirmar que los partidos desestiman los beneficios que los eventos pueden proporcionales, prefiriendo no arriesgar por miedo a salirse o que la creatividad de los responsables de este importante aspecto en campaña se encuentra adormecida, prefiriendo lo fácil y lo de siempre.

Seamos innovadores, seguro que alcanzamos los objetivos propuestos, siempre que haya un profesional y un trabajo hecho de fondo para conseguir innovar en los eventos políticos.